学生数据政策大学员工和第三方承包商
FERPA
家庭教育权利和隐私法案(FERPA)是一个联邦法律,保护学生的隐私教育记录。法律适用于所有的学校接收资金美国教育部的一个应用程序。一个学校官员与一个合法的教育感兴趣允许访问吗教育记录。
什么是教育记录?教育记录包含的信息直接关系到学生和维护由教育机构或一方代表其行事。常见的例子包括成绩单、课程表,开展文件、官方指出,财务记录,申请材料(仅供参加学生)。
学校官员是谁?学校官员一个人雇用或大学的行政合同,咨询、监督、学术、学生支持,或研究的位置。
什么是合法的教育感兴趣?官方的合法教育利益时需要访问一个教育记录为了履行职业责任。
大学雇员和批准的第三方承包商必须遵守FERPA以及州和联邦隐私法当访问和处理学生数据。这只包含访问私人信息他或她的学生有一个合法的教育感兴趣。
目录信息
目录信息是信息,可以发布给第三方未经事先同意的学生,除非学生特别要求,否则按照大学办公室的注册程序。尽管目录信息可能被释放,除非大学注册的学生已经通知办公室否则,东北认为个体的基础上每个请求。
东北把以下目录信息(列出的办公室最精确的和最新的信息):
办公室的大学注册
- 学生的名字
- 家庭地址(城市、州、国家)
- 主要的研究领域
- 大学
- 类一年
- 注册状态(例如,本科或研究生,全职或兼职)
- 考勤日期
- 度、荣誉和奖项
- 最近的教育机构或机构参加
体育部门
- 参与体育活动,显示体重/身高的运动团队的成员
中心的学生参与
- 参与正式承认的活动
最新的信息,请参考东北FERPA政策。
额外FERPA指导教师、员工、管理和批准的第三方承包商
只访问一个学生的记录,如果你有一个合法的教育利益的特殊学生。视图只对你的职业责任是必要的。举个例子,如果你是一个教师,你应该只评估学生的成绩在一个类,你是老师。
Nondirectory没有书面同意发布的信息可能不是从一个学生。有疑问时,得到书面同意。
保持所有学生学术工作的隐私(纸质、电子),包括在工作中,在家里,在运输途中。请记住在处理学生记录,不仅成绩受到保护。一个简单的请求一个学生的课程表被另一个学生,如果提供,将违反FERPA。任何披露nondirectory信息需要一个释放学生写的。
虽然FERPA保护学生的隐私和教育记录,它不禁止大学官员分享关键信息问题的学生适当的政党。大学官员,包括教师和教学人员,允许并鼓励分享信息的学生,也可能是被认为是自己或他人的风险。此外,教职员工的信息有关性骚扰或性暴力的发生对一个学生必须立即报告这些信息办公室的性别平等和遵从性或NUPD依照东北的政策在权利和责任第九条。
定期回顾university-provided FERPA材料。参加任何university-sponsored培训以确保你是最新的在任何法律或大学政策的变化。
对学生数据的访问
东北有两个系统的源数据:对于大多数学生操作数据存储(ODS)和旗帜。然后从这两个系统的数据到其他系统。虽然其他系统可能是有用的为特定的学院和部门的需求,其他系统只能用于操作报告。如果你是一个系统的系统,包含学生的数据,你有额外的责任,以确保保护和正确使用的任何数据送入你的系统,以确保遵守FERPA和大学的政策。
大学教师的实践学生数据,员工管理和批准的第三方承包商
- 不要使用个人信息,包括学生姓名、身份证和SSN,或者任何ID / SSN号码的一部分公众发布成绩。决不允许学生去接他们的工作整理成堆的分级材料,包括同学的工作。
- 从来没有提供一份报告,电子表格或其他外部机构的学生数据列表没有特定的事先批准。机构研究和市场营销和通信被控以确保安全性和一致性。此外,学生拉的数据提供给或你应该只用于在你的大学。
- 只使用数据请求的具体原因。
- 学生不应该直接给其他学生的数据。学生团体必须与一个顾问或大学部门赞助时他们需要访问特定的数据。
- 没有学生的数据应该使用在人类主题的研究没有批准机构审查委员会。
- 官方东北学生数据只会发送电子邮件帐户。数据将不会被发送到一个电子邮件帐户,东北部转发到个人电子邮件地址。
- 大学注册办公室为大学教师提供数据,员工管理和批准的第三方承包商。办公室为学生项目无法提供数据。
- 大学注册办公室不提供学生为研究目的电子邮件列表。
- 大学注册办公室审查所有请求目录信息在个人的基础上。发布信息的应答器的自由裁量权。学生地址(城市、州、国家)将不会被释放的一般要求。
为进一步问题FERPA或学生数据访问,请联系(电子邮件保护)。