一、目的和范围
本政策规定了安排差旅、报告大学公务期间发生的费用以及批准报销请求的要求和程序。本政策适用于所有与大学公务旅行有关的费用，由大学支付或报销。
2定义
就本政策而言，
同意指大学全职员工使用的电子费用对账工具
下一级主管指在报告关系中处于上级地位的个人，他也有权为所收取的成本中心支出资金。
NUCard指大学发放给雇员的信用卡，用以支付与业务有关的费用。
授权的旅行者是指事先获得批准，可以自费购买旅行相关物品的个人。
3政策
1.一般
东北大学的政策是支付或报销教师、员工和其雷竞技app最新版raybet雷竞技他授权旅行者在大学业务中发生的费用。为了符合偿还资格，支出应尽可能采用最具成本效益的方法。大学将报销实际发生的开支，而不是每天的任何金额。这一政策和良好的商业惯例要求所有支出都要清晰正确地记录。
最后，本政策旨在合理地确保补偿/对账符合美国国税局负责任计划规则．因此，根据大学的费用对账流程，大学员工发生的费用可以报销:
1.费用必须有业务联系，也就是说，员工必须在作为大学员工提供服务时支付或产生可扣除的费用
2.员工必须在合理的时间内向大学充分说明这些费用
3.员工必须在合理的时间内归还任何超额报销或津贴。
为了遵守这些规则，费用必须在支付或发生后60天内充分说明，任何超额报销必须在支付或发生后120天内退还(任何延长这些时间限制的情况仅为例外)。
选择采用和执行一套比大学政策更严格的要求的部门可以自行决定。这些要求的执行将只在司一级进行;任何附加要求都不得与本政策在大学层面设定的标准相矛盾或冲突。
授权报销费用是员工的上级主管的责任，如本政策中所定义的，并记录在大学的Banner HRM数据库中。通过批准报销，下一级主管证明这笔费用是完成大学目标所必需的，并且报销请求符合大学政策。
以下是学术及行政领域的获授权签署人层级，以供参考:
学术
| 我是一个 | 我的下一级主管是 |
| 教员 | 系主任 |
中心主任 系主任 副院长 |
迪安 |
迪安 副总统 副教务长 |
教务长 |
行政
| 我是一个 | 我的下一级主管是 |
支持人员/管理员 协调员 经理 |
副主任/主管 |
| 副主任 | 导演 |
| 导演 | 环保局不头/ avon |
| 环保局不头/ avon | 副总统 |
| 副总裁/院长 | 高级副总裁/总统 |
| 总统 | 董事会主席 |
2.预先授权
国内旅游
强烈建议员工在出发前向下一级主管提供出差目的和紧急联系电话。
国际旅行
请查看大学的国际旅行政策预订任何安排之前。强烈建议所有国际旅行的教师通过注册NU提供他们的行程和住宿旅行的注册表．根据这项政策，参加学校赞助旅行的行政人员和员工必须登记他们的旅行计划。
3.旅行安排程序
采购处为因大学公务出差的雇员谈判了特殊费率和服务的合同。与旅行社、航空公司、汽车租赁公司和酒店签订合同。请到以下网站查询供应商清单及详细信息．
| 请按此超连结参阅所需收据及付款证明文件。 |
自付费用
任何员工出差的大学业务是强烈鼓励使用他们的NUCard或易信达预订系统机票和住宿。任何例外情况(例如，NUCard不接受，直接从航空公司预订)应在同意书中注明，以支持自付费用。
在做航空旅行安排时，在出发前留出尽可能多的准备时间是很重要的，这样可以最大限度地节省开支。
取消了旅行
员工有责任取消所有预订，并联系适当的机构或组织，以退还大学预付的任何支出(例如会议费用，机票等)。此外，员工还必须将取消和退款的状态通知他/她的预算管理员。所有退款必须退还给大学以获得适当的信用。员工不允许将出差取消的积分用于个人用途。
个人假期旅游
我们的许多供应商，包括航空公司、铁路和酒店，允许折扣或使用我们的服务谈判合同用于个人旅行。您可能需要证明与大学的关系(例如，赫斯基卡)才能获得折扣。供应商关系随时可能发生变化;建议在个人或商务旅行之前查看网站，以确认折扣资格。任何个人旅行都必须由旅行者支付。
4.国际旅行
将赞助资金用于航空旅行:美国飞行法案(FAA)和开放天空协议(OSA):根据1974年美国飞行法案美国联邦政府拨款的商业航空旅行和货物运输必须遵守在美国与外国之间或外国之间旅行时尽可能使用美国国旗航空公司的要求。然而，OSA允许在某些情况下使用外国航空公司。所有使用赞助资金的旅行者都必须遵守联邦航空局的规定，除非OSA规定有例外。欲知更多有关国际方面的考虑，请与办公室研究行政和财务联系。
国际货币:对于使用NUCard进行的支付，Concur将通过基于交易发生日期和地理位置的嵌入式公式，以电子方式将外币转换为美元。强烈建议员工使用相同的设备转换工具(OANDA)作为自付外币交易的协议。最终，Concur报告中提交的所有交易都必须以美元为单位。此外，所有以外语打印的收据必须以英文提供交易详情。对于以纸质费用凭证提交的费用报告，必须在费用报告中附上支持所使用汇率的文件。
流动通讯用途:出国旅行的移动设备小贴士:
5.旅行和费用报销
全职，福利符合条件的员工和/或NUCards员工
差旅和费用的对账必须通过内部的“一致”系统进行自交易之日起60日内．每行项目必须包括:
- 每一项支出的商业目的
- 所有≥75.00美元的支出都需要分项收据。但是，强烈建议所有支出都有收据
- 对于商务餐，需要一份10岁以下聚会的参加者名单
其他旅行者(非全职员工，无NUCards，学生和大学客人)授权报销
差旅和费用对账必须使用报销凭证．报告必须包括:
- 要求报销的人的姓名和家庭住址
- 费用的理由(时间/原因/地点)
- 所有≥75.00美元的支出都需要分项收据。但是，强烈建议所有支出都有收据
- 必要的横幅索引和帐户代码被收费
- 主办单位经授权的预算批准人签字
o如果任何项目是由研究补助金(5XXXXX)支出的，则由ORAF工作人员签字
| 请按此超连结所需的收据和付款证明文件． |
该大学在一些州免除州销售/使用税。这项豁免不适用于其他类型的税收(例如，膳食税、酒店税、旅游税等)。
员工有责任获得供应商的联络点，并提交一份免税证明．学校不会报销员工用个人资金购买商品所缴纳的州销售税．
7.商务餐
员工在因公出差时点餐时应具备良好的判断力。考虑到膳食成本存在地区差异，这项政策中没有提供具体的美元指导方针。在批准请求之前，下一级主管有责任审查这些费用的合理性。
虽然大学政策没有明确禁止购买酒精，但必须始终遵守所有资金要求，在任何情况下都必须限制在合理和负责任的消费范围内。
8.空中旅行
所有人员应乘坐经济舱(或优惠机票)，以下情况除外:
- 有关研究补助金(5xxxxx基金/指数)，请参阅所属资助机构的规定。除特殊情况外，大多数情况下不允许乘坐头等舱或商务旅行。请联系您在研究行政和财务办公室(ORAF)的代表以获得更多帮助。
- 除非总统和/或高级领导团队的负责成员事先授权，否则头等舱旅行(国际航班的商务舱)不获报销。有健康状况需要经济舱以上服务的旅客必须有医生出具的证明文件。批准文件必须在报销时与旅行收据一起提交。为保护员工机密，不要求提供有关病情性质的文件。
商务旅行，包括个人原因的旅行，将只报销旅行的商务部分，根据实际用于商业目的的住宿。必须提交清晰可辨的旅行路线复印件，包括旅行的个人和商务部分。
9.汽车租赁
该大学已进入若干首选供应商关系对于汽车租赁和建议，这些机构是尽可能利用。
碰撞保险-在大学出差(国内或国际)时，大学要求所有的汽车租赁都包括碰撞保险。在下列情况下，大学已安排支付该保险的费用:
- 租金使用大学颁发的绿色企业NUCard (Amex) -国内和国际
- 该租金由首选供应商预订:
- Avis -国内和国际
- 预算，企业/国家-国内
- 如果您通过上面列出的任何一种情况预订租赁，那么请不要选择合同上的保险选项。否则，同一份保险将被收取两次费用。
对于在上述两种情况中没有担保的汽车租赁，请接受并支付合同上的碰撞保险。如果合适，学校将报销这笔费用。
在NU的优惠价格下租用车辆供个人使用是可以接受的。大学不报销这些费用，但这些费用明显低于员工期望自己获得的费用。请注意，在大学合同下的个人使用，不包括保险。如果需要，这取决于员工自己来确保这一覆盖。
10.私人汽车
Concur将使用旅行里程和当前报销率来计算允许的报销。报销的里程数等于实际驾驶的里程数。员工上下班的旅费将不予报销。
11.铁路
大学有协商优惠铁路票价只有通过易信达预订时才能享受。
12.住宿
住宿应价格合理，舒适，方便工作地点。酒店每天的详细收费(例如，住宿，餐饮，税收，杂费)，并表明付款证明必须在Concur中提交(如果可用)。对于长期居住，员工应尝试每周或每月以较低的价格获得住宿。
IV.附加信息
正如专业标准和商业行为政策所规定的那样，严格禁止将大学的资产、资金、设施、人员或其他资源用于个人、非法或不适当的目的。财务不当行为可能导致雇佣制裁，甚至包括解雇，并可能使个人承担民事责任和/或刑事起诉。
五、联系方式
有关Concur, NUCard和报销问题，请联系卡服务和系统培训协调员617-373-7540．
有关采购或首选供应商关系的问题，请联系战略采购主管617-373-2137．
大学认识到，在某些情况下，这项政策的例外是必要的。如需考虑合法的例外情况，请与上述任何单位联络。
相关的程序
取代
2015年10月版的NU差旅政策和程序
关键字
旅费;NUCard;(美国运通);同意;ORAF
版本历史
最后更新日期:二零一八年四月五日
发布日期:2013年10月30日