项目管理中的多任务处理:不起作用的4个原因

为了在他们的角色中发挥作用，项目经理必须身兼数职许多不同的任务当他们引导项目完成时。在与团队成员和关键利益相关者的持续沟通、问题识别和解决、预算、任务管理、团队建设以及确保项目达到关键里程碑之间，有几十个重要的责任落到了项目经理身上。

这可以引导许多项目经理(以及那些发现自己的人)非正式的项目管理职位)相信他们必须多任务处理才能更有效率。

然而，研究表明，多任务处理实际上并不能让我们更有效率;事实上，它会阻碍我们有效完成工作的能力。例如，美国心理协会(APA)的一项研究发现，在不同的任务之间切换会导致一种心理障碍40%的生产力损失．

然而，考虑到多任务处理的实践在项目经理的工作中已经变得多么不可或缺，这种类型的负面数据很少足以阻止这种行为。出于这个原因，高级项目管理课程的教育者已经开始在课堂上直接解决这个问题。

“我经常在课上讲多任务处理，”他说乔格里芬该校商业发展副总裁兼教学副教授项目管理理学硕士东北大学的项目。“(学生们经常错误地)认为这是个好主意，甚至在自己的resumés网站和采访中大肆吹嘘。新闻快讯:多任务处理可能是工作效率最大的敌人。它不会让我们更有效率。它只是分散了我们的时间。”

继续往下读，探索多任务处理对项目管理和一般业务产生负面影响的方式，并发现一些可以用来避免在工作中实践的技巧。

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多任务处理降低效率的4种方式

1.我们的大脑并没有为此而兴奋。

有一种常见的说法是，“人类的大脑比任何被创造出来的计算机都更强大。”虽然关于人类的聪明才智和创造力有很多可说的，但有一个方面计算机可能永远会打败我们:它们的多任务处理能力。

现代计算机可以同时处理数百甚至数千个不同的输入，而人脑的连接方式则不同。我们没有无限的处理单元，而是有两个半球，研究表明当专注于一项或最多两项任务时，美国人的表现最好。

格里芬说:“一般来说，人类无法在不失去注意力、注意力和效率的情况下从一个项目切换到另一个项目。”简而言之，“多任务处理阻碍了我们批判性思考的能力。”

多任务处理到底会消耗我们多少生产力?研究表明多任务处理可以扰乱短时记忆，降低创造力，甚至降低智商，所有这些都可以严重影响你的工作表现还有职业发展。

“需要证明吗?想象一下，你在努力完成家庭作业的同时，还在收到配偶的短信，浏览Facebook，回复电子邮件，”格里芬挑战道。“相当糟糕，对吧?”

2.这在数学上没有意义。

无论我们如何安排我们的时间-无论我们采用的是scrum、sprint、敏捷还是其他方式项目管理方法一天仍然只有24小时。从数学上讲，多任务处理本身并不能帮助我们更快地完成任务，因为多任务处理并不会增加我们在这些任务上工作的时间。

为了说明这一点，格里芬举了一个例子:如果你有三个任务，每个任务都需要你整整三天的工作才能完成，那么你总共有九天的工作时间。一个选择同时做三件事的人并不会神奇地比一个一个做的人更有效率，因为同样的工作量必须在同一段时间内完成。

在这个例子中，Griffin解释说，当你同时处理三个项目的时候，很可能在第九天结束的时候，你就能完成三个任务了。但是，如果你一次只专注于一项任务，你就可以把这一周的所有任务都从你的清单上划掉，在这个过程中提供价值。

3.错开期限会让工作花费更长的时间。

尽管这可能与人们普遍持有的观点相悖，但由于一个被称为帕金森定律的概念，错开截止日期(许多项目的主要内容)实际上可能不利于工作效率。

这句话摘自西里尔·诺斯科特·帕金森1955年的一篇文章，帕金森定律指出:“工作的扩展是为了填满完成工作的时间。”根据Griffin的说法，这解释了为什么如果我们有一周的时间来完成一个项目，我们大多数人很可能会在最后一分钟开始工作，在这一分钟里我们仍然可以安全地交付它。

对于同时进行多个任务或目标的项目来说，错开期限通常是必要的。然而,随着研究表明此外，它们还会导致工作效率的下降，这是由于拖延症和需要增加努力，而其实更少的努力是完全可以接受的。

另一方面，如果你从一个开始的日期开始一次做一个项目，你很可能会增加格里芬在下面的例子中概述了一个概念:

“我以前在建筑行业工作，我不会告诉一个油漆工，我希望房子在4月1日前完工，我会告诉他，我希望他在3月15日开始粉刷，一直工作到完工。我知道这项工作只需要五天。很快，(他)就会在3月20日完成，我的日程安排上也就少浪费了10天。”

4.它鼓励我们分清主次紧迫感在重要性而且的影响。

并不是所有的项目和任务都是平等的。有些计划可能具有不可思议的重要性或影响力，但背后并没有紧迫性。还有一些事情可能非常紧急，但在大局中不是很重要或有影响力。在任何情况下，平衡这些现实是一个重要的组成部分项目经理的工作．

虽然有人可能会认为我们天生就能区分这两种任务的区别，并优先考虑影响而不是单纯的紧迫性，但事实往往恰恰相反。在很多情况下，我们允许紧迫性胜过影响力尤其是在员工被手头的工作量压垮的时候——这是一心多用时最常遇到的问题。

格里芬说:“优秀的项目经理对哪些工作应该优先考虑有明确的预期。“在没有一个好的项目经理的情况下，你要明白并不是所有的工作都一样重要。这就是为什么一次专注于一个项目很重要。”

如何避免多任务处理

虽然考虑到额外的背景和研究，这种做法的消极方面似乎很明显，但事实是，多任务处理是很难避免的。然而，你可以采取一些措施来减少同时处理多项任务的频率，并在这样做的时候，成为组织中更有效率的一员。

1. 在你的生活中养成一个“关键习惯”:关键习惯是帮助我们重新安排生活的习惯，通常有助于固定我们的时间，安排我们的日子，保持自律和专注。有组织的锻炼、志愿活动、学校作业、甚至社交活动都是重要的习惯，可以帮助我们专注于工作，并间接地防止我们陷入一心多用的陷阱。
2. 用“转变”来思考生活:对于我们大多数人来说，我们的一天大致分为三班:工作班、家庭/个人时间班和睡眠班。格里芬建议，要确定哪个班次对你来说最有效率，哪个班次你有最多的时间和精力。一旦你确定了它，采取必要的步骤，以确保你能在特定的轮班期间完成你的关键习惯。以这种方式优化你的任务和固定你的时间会让你更有效率，不太容易同时处理多项任务，无论是当时还是一整天。
3. 找出不必要的任务并努力消除它们:通过坐下来仔细检查你负责完成的不同任务，你很可能会发现哪些任务没有实质性的影响，同时，哪些任务可以交给其他人，甚至可能交给其他人技术自动化．消除那些不能发挥你的优势或不能充分利用你时间的任务可以让你在其他地方创造更多的价值，这是一种有效的方法来减少一心多用的诱惑。
4. 全面减少干扰:多任务处理并不仅仅意味着在相互竞争的任务之间切换。它可以指任何迫使我们分散注意力的事情，包括意外的干扰，比如电话、电子邮件、短信、突发新闻提醒，以及办公室的不速之客。通过积极采取措施减少这些干扰——例如，在处理重要任务时静音电子邮件通知——你不仅可以帮助提高注意力，还可以提高你的整体效率。

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本文最初发表于2017年3月。为了准确性和相关性，该报告已进行了更新。