一、目的和范围
大学有管理所有赞助基金的责任。妥善管理所赞助项目的开支是履行这项义务的必要条件。这项政策适用于所有事后费用重新分配，并将始终适用于所有赞助项目协议。它不适用于从中央清算帐户或分配的成本中心(如服务中心或应付账款上传)向赞助帐户分配费用。
2定义
为了本政策的目的，
原来的费用指由工资费用、采购订单或支票请求(以及采购卡)发起的第一次成本入账总账。
成本转移指事后将一笔费用(工资或非工资)从一个成本中心转到一个赞助帐户。
3政策
学校认识到，成本转移有时是必要的，以纠正簿记或文书错误，并分配密切相关的工作，可能支持多个项目。根据2 CFR第200部分:联邦奖励的统一管理要求、成本原则和审计要求(统一指南)，成本转移必须有文件支持，说明新费用记入赞助账户的正确性，并且必须及时完成。
根据这一政策，首席调查员应定期审查支出活动，以确定赞助协议条款下的允许能力。在统一指南子部分E-成本原则中，在赞助商公布的指南中，以及在赞助商协议本身中定义了允许的成本。如果确定交易错误地记入赞助项目，PI或指定人员必须准备并签署记账凭证和成本转移表，并将其提交给NU-RES办公室进行审查。所有转移申请都必须包含足够的证明文件，解释为什么会出现错误，并说明为什么该项目的支出是合适的。成本转移应在原始交易之日起120天内或在发现错误之日起90天内较早地进行。
频繁的、迟到的、解释不充分的转让——尤其是那些涉及成本超支或未支出余额项目的转让——引发了关于转让是否适当的严重问题，并使内部信托控制受到质疑。这可能导致审计不准和金钱回报，包括罚款和罚款。
原始费用应直接用于适当的受益资助项目。如果有必要要求涉及赞助项目的成本转移，应立即使用成本转移表提出请求，并且必须包含足以经得起正式审计测试的支持文件和理由。在任何情况下，受益于一个赞助项目的费用都不得暂时记入另一个赞助项目。赞助项目的成本由于任何原因不能立即记入适当的项目，可以记入非赞助成本中心，并尽早转移到适当的赞助项目。不遵守这项政策将导致不适当的财务报告和不适当的偿还赞助商。
审核员和保荐人将下列特征标记为可疑的成本转移:
-在原始费用记录后很久才转移的费用
-没有充分文件或理由支持的转让
-在项目结束时进行的转移，以减轻成本超支或花费项目
工资转移
工资转移是成本转移的一种形式，但是它们是通过工资分配变更表(PDC)流程完成的，不需要成本转移表或日记账凭证。PDC表格需要充分的理由，以便经受正式审计的考验，并且必须描述薪酬重新分配如何影响奖金中所述的研究基金的应用。财务报告/最终发票或封闭式基金中包含的封闭式工作报告期间的薪酬调整可能需要额外批准。
IV.附加信息
这项政策的例外情况可以在研究高级副教务长(或指定人员)的事先批准下进行，他将为任何非学院首席研究员指定一个适当的行政支持和监督结构。例外情况的请求只能由授予奖项的学院院长提交给研究高级副教务长(或指定人员)。
五、联系方式
研究及财务总监
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617-373-5600
版本历史
最后更新日期:2019年2月25日
发布日期:2009年6月1日