一、目的和范围
为了防止财务损失，促进安全，促进准确的财务报告，并培养大学资产的适当管理，本政策定义和概述了大学关于处理和存入收入的要求。这一政策适用于所有的支付交易，其中大学是接收者和收款人。适用于所有接受付款的学院、系、单位、中心、单位和个人。此政策将由副总裁兼助理财务主管执行。本政策的例外情况必须得到副总裁兼助理财务主管的批准。
2定义
就本政策而言，
呵呀指受全国自动票据交换所协会(“NACHA”)规则管理的资金转移系统。
信用卡指由卖方或第三方(通常是银行或其他金融机构)担保的买方赊购的一种支付工具。接受的信用卡支付方式是万事达卡，Visa，美国运通，Discover和JCB
部门/单位指代表大学接受付款的任何个人员工、学院、部门、组织、中心或单位
EFT指任何电子资金转账，包括ACH和国内和国际银行的电汇
联邦储备委员会条例E指的是联邦储备条例，该条例纳入了管理电子资金转移法案的规定，包括通过销售点(“POS”)终端、ACH和银行系统发起的电子资金转移
带锁的箱子指第三方在指定的保险箱地址接收款项、处理汇款并将款项存入大学银行帐户的收款系统
场外交易的检查指邮寄或专人送到部门/单位的支票
处理器部门/单位是否获授权透过中央付款处理基础设施直接接受及处理付款
第三方处理器指与大学签订合同的供应商，其服务包括代表我们处理付款或向大学提供付款方式或申请
3政策
接受付款的部门必须有适当的内部控制，并遵循文件化的程序。适当的内部控制包括职责划分、付款保管、及时存入所有收据和准确记录大学财务系统的收入。部门收到的所有款项都必须按照本政策处理，并存入授权账户。
银行服务和指定的授权银行或商人帐户将由财政部管理。任何员工、学院、部门、组织、中心或单位不得设立大学银行或其他财务账户，或将大学资金存入未经授权的账户。任何新的银行、商户、第三方处理商和任何其他金融关系的请求必须事先得到财政部的批准。
以下是大学获授权的收集方法:
a.以美元计价的货币和硬币
b.美国银行开出的以美元计价的场外支票
c.美国银行开出的以美元计价的开箱支票
d.电子资金转账(EFT)
e.信用卡，本科学费除外
任何已接受的付款必须及时在大学的财务会计系统中处理和核算。付款必须送到财政部(正式的金融服务部)进行处理。他们必须:
A.在收到后24小时内提交
B.随附包括个人联系信息的文件或
接受付款的部门
C.包括所需的会计信息，以正确的支付到正确的预算
付款只能由财政部批准的个人在当地处理
由库务部门按照上述相同的指导方针集中进行。
在会计记录中接受付款、邮寄和核对付款活动之间必须有职责分离。
被授权向单位一级的专用银行帐户处理交易的单位必须每月对这些帐户进行核对。
支付相关信息的数据传输或文件传输必须至少以符合大学网络安全准则的方式进行认证。
用于现金收集和处理的系统必须使用符合大学密码复杂度标准的密码进行保护。
财政部可酌情增加其他控制措施，
IV.附加信息
下表概述了参与的各方的角色和责任
付款处理流程:
| 副总裁兼助理财务主管 | 批准付款处理政策及相关事宜 负责建立和维护银行和其他金融服务关系 所有第三方处理器合同的批准 |
| 库务运作总监 | 监督政策的遵守情况 定期更新付款处理政策 审查和推荐银行和其他金融服务 银行账户及相关系统的日常操作 中央处理基础设施的管理包括 |
| 部门/单位 | 负责检查付款情况 监督为部门/单位利益签订合同的第三方处理者 |
| 处理器 | 负责按照规定处理付款 负责所有付款处理程序 |
该政策的例外要求必须以书面形式准备并发送给财政部。所有批准的政策例外都必须记录在案，并将在下一个政策审查期间予以考虑。
内部和外部审计员可审查业绩并酌情提出改变建议。
本政策旨在遵守所有适当的规定，包括但不限于:
a. ACH规则
b.联邦储备委员会条例E
c.支付卡行业/数据安全标准(“PCI/DSS”)
版本历史
最后更新日期:二零一八年四月六日
发布日期:2017年10月6日