多任务在项目管理:4原因它不工作

为了在他们的角色是有效的,项目经理必须穿许多帽子和执行许多不同的任务指导对其完成的一个项目。与团队成员之间进行沟通和关键利益相关者,识别和解决问题,编制预算,任务管理,团队建设,并确保项目关键里程碑,有几十种重要责任,项目经理。

这可能导致许多项目经理(以及那些发现自己非正式的项目管理角色相信他们必须同时为了生产。

然而,研究表明,多任务实际上并不使我们更有效率;事实上,它可以阻碍我们有效地完成工作的能力。美国心理协会(APA)的一项研究,例如,发现不同任务之间切换会导致生产力的40%的损失。

然而考虑到积分多任务处理的做法已成为项目经理的工作,这种类型的负面数据不足以阻止这种行为。为此,教育者在先进的项目管理程序已经在教室里直接解决这个问题。

“我经常在我的讲座,封面多任务”说乔格里芬、关联业务发展副总裁、副教学教授科学硕士项目管理计划在东北。“学生常常错误地认为这是一个好主意,甚至走这么远来吹嘘他们的简历和面试。提示:多任务可能是生产力最大的敌人。它不会让我们更有效率。它只是将我们的时间。”

阅读在探索多任务处理的方式可以有负面影响在一般项目暴露的业务发现一些技巧,您可以使用它们来避免在你的工作实践。

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4多任务方式降低生产力

1。我们的大脑不是。

有一个共同的俗话说的,“人类的大脑是更强大的比任何计算机创建。“虽然有很多关于人类的聪明才智和创造力,也有一个方面,电脑可能会总是让我们击败:他们一心多用的能力。

而现代计算机可以处理数以百计,如果不是数以千计,单独输入所有的同时,人类的大脑总是不同。而不是无限的处理单元,我们有两个半球,研究表明、执行最好专注于一个或最多两个任务。

“总体而言,人类是无法从一个项目转到另一个没有失去重心,失去注意力,和失去生产力,”格里芬说,描述如何,简而言之,“多任务阻碍我们的批判性思维能力。”

我们多少生产力可以多任务成本?研究表明,多任务处理破坏短期记忆,降低创造力,甚至降低你的智商,所有的这些都可以严重影响你的工作表现和职业发展。

“需要证明吗?想象自己试图完成一个作业,同时从你的配偶,获得文本浏览Facebook,和回复电子邮件,”格里芬的挑战。“很糟糕,对吗?”

2。它没有数学意义。

无论我们如何我们的时间结构——不管我们遵循scrum,冲刺,敏捷,或任何其他类型的项目管理方法——仍然一天只有24小时。数学上来说,多任务本身不能帮助我们更快地完成我们的任务,因为任务不增加的时间,我们必须处理这些任务。

为了说明这一点,格里芬思考提供了一个例子:如果你有三个任务,每个任务需要你整整三天的工作完成,然后总共有9天的工作。个人选择多任务和工作在所有三个任务的同时并不会变得比工作的人更有效率的任务一个接一个,因为相同的工作量已经发生在同一时间。

在这个例子中,格里芬解释说,当在所有三个项目任务和工作,这是有可能的,年底前9天,你将能够提供三个完成任务。但你只专注于一项任务,你可以穿过完整的任务的列表在这一周中,提供价值。

3所示。交错的最后期限使工作需要更长的时间。

尽管它可能违背普遍持有的信念,交错的最后期限(许多项目的主食)实际上可以损害生产力,由于概念称为帕金森定律。

从一篇文章由西里尔Northcote帕金森,1955年帕金森定律指出,“工作展开,以填补完成时间。”根据格里芬,这解释了为什么,如果我们有一个星期来完成一个项目,很可能我们将开始工作可能在最后一分钟,我们仍然可以安全地交付它。

交错的期限通常是必要的项目中多个任务或目标是追求在同一时间。然而,随着研究表明,他们也会导致生产力下降由于拖延和需要增加时努力不努力是完全可以接受的。

另一方面,你的工作在一个项目开始日期,你最有可能增加生产力,格里芬概念概述了下面的例子:

“我曾在建设工作,[和]而不是告诉一个画家在4月1日完成我想要一个房子,我告诉他我想让他画3月15日开始,直到工作完成。我知道这份工作只花了5天。转眼间,[他]3月20日,我救出了10天被浪费在我的日程安排。”

4所示。它鼓励我们优先考虑紧迫感在重要性和的影响。

并不是所有的项目和任务创建一样。有些人可能有潜力成为非常重要的或有效的,但没有紧迫感。其他人可能非常紧急,但不是非常重要的或有效的宏大计划的事情。不管形势,平衡这些现实的重要组成部分项目经理的工作。

尽管有人可能会认为我们天生就可以区分这两种任务和优先考虑的影响在纯粹的紧迫性,事实证明相反的往往是正确的。在很多情况下,我们允许紧迫性战胜影响有时,尤其是当员工感觉被他们量板多任务时最常面临的问题。

“好项目经理设定清晰的预期工作应该优先,”格里芬说。”,如果没有一个好的项目经理,由你明白并不是所有的工作都是同样重要。这就是为什么重要的是要专注于一个项目。”

如何避免多任务

虽然这种做法似乎明显的消极方面鉴于这种附加上下文和研究,事实是,多任务很难避免。然而,你可以采取一些措施来减少多长时间你发现自己多任务,而且,在这一过程中,成为一个更有效率的组织的成员。

1. 创建一个“习惯”在你的生活中:梯形习惯是习惯,帮助我们重新安排我们的生活,经常协助锚定时间,组织自己的日子,和保持纪律和专注。结构化的运动,做志愿者,学业,甚至社交都是伟大的例子,梯形的习惯可以帮助我们保持关注我们的工作,而且,间接地阻止我们落入一个多任务的陷阱。
2. 认为生命的“转变”:对于大多数人来说,我们的日子将大致分为三个转变:转变工作,家庭/个人时间转变,和睡眠的转变。格里芬表明识别哪些对你来说是最有效的转变,和中有大部分的时间和精力。一旦你发现了它,采取必要的措施,以确保你可以完成你的习惯在这特定的转变。优化你的任务和锚定你的时间这样会让你生产而不易多任务,然后和一整天。
3. 确定不必要的任务和工作,消除他们:通过坐下来仔细检查你负责完成不同的任务,很可能你会确定哪些没有产生重大影响,同时,可以由专门的人或者甚至可能自动化技术。消除了任务不打到你的优势或不把你的时间最好使用在任何地方都可以让你创造更多价值,和可以是一个有效的方法来减少多任务的诱惑。
4. 全面减少中断:多任务并不简单地意味着竞争任务间跳来跳去。它可以指任何迫使我们将我们的注意力,包括意外中断电话,电子邮件,文本,突发新闻快讯,惊喜参观你的办公室。通过积极采取措施减少这些干扰静音邮件通知在处理一个重要的任务,例如可以不仅有助于改善重点,还提高你的整体效率前进。

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这篇文章最初发表在2017年3月。它已经被更新为准确性和相关性。